Riktlinjer disputationskostnader vid IKV

Doktorander ställer ofta frågor om vad som ”ingår” vid disputationen. Vem betalar vad? Institutionsstyrelsen har beslutat att följande ska gälla:

Fakultetsmedel för respektive grupp bekostar

  • Delvis tryckning av avhandlingen, tryckningen bekostas främst med ograduerade medel. 
  • Hyra av lokal på Akademiska sjukhuset.
  • Middag kvällen innan för opponent och handledare. Enligt reglerna får varken respondent eller betygsnämnd närvara. 
  • Lunch före disputation till opponent, betygsnämnd och handledare (inte respondent).
  • Opponentarvode, resor för opponent och betygsnämndsledamöter, hotell för opponent.
  • Blomma till den som disputerar.
  • Mingel; chips/salta pinnar samt cider för 25 personer. Detta är ett basalt utbud som gäller alla disputationer.
  • Lunch efter disputation är extern representation (betygsnämnd, opponent och respondent får delta). Deltagarlista krävs.

Ograduerade medel

  • Doktoranden ska söka ograduerade medel varje år som registrerad doktorand. Ograduerade medel ska huvudsakligen användas för att bekosta tryckning och språkgranskning av avhandlingen.

Respondenten betalar privat (forskargruppen för externa anslag ska inte betala)

  • Dyrare mingel t.ex. fler personer, dyrare catering, snittar, champagne 
  • Lokalhyra, t.ex. Gustavianum.

Overheadkostnad tillkommer i samtliga beräkningar.

Mer om kostnader och finansiering

Avhandlingen

Språkgranskning och tryckning av avhandlingen ska företrädesvis bekostas av ograduerade medel. Handledaren ansvarar för att doktoranden är medveten om vikten av att söka ograduerade medel redan från första året som antagen. Kostnaden för tryckning varierar. Antal exemplar påverkar, men även antal sidor och färgbilder. Alla avhandlingar publiceras elektroniskt, det går därför utmärkt att distribuera länk till avhandlingen istället för att skicka den i pappersform, exempelvis till ämnesföreträdare runt om i landet.

Alla doktorander har inte samma förutsättningar för att få ihop ograduerade medel till hela kostnaden. Ograduerade medel får sökas högst fyra gånger. Första gången, beviljas ett halvt belopp, för ansökan nr 2-4 helt belopp. Beloppen varierar beroende på ämnet. 

Om inte doktoranden har sökt ograduerade medel får handledaren bekosta tryckning och språkgranskning med egna forskningsmedel. Tryckning och språkgranskning kan delvis betalas av fakultetsmedel men inte med mer än 20 000 kr och främst då doktoranden har ansökt ograduerade medel men tillhör en kategori som endast får låga belopp varje år. Riktvärde för upplaga av avhandlingen är 100-150 ex.

Lokal och mingel

Inom sjukhuset finns lämpliga lokaler för disputationer som ska användas. Det finns flera fördelar med att använda sjukhusets lokaler. De kostar ingenting, kollegor inom sjukvården har lättare att närvara och möjligheten att få hjälp vid arrangemanget är avsevärt större. Vissa lokaler är hårt bokade men disputation ger som regel företräde.

Chips, salta pinnar och cider till minglet. Kaffe och kaka, eventuellt även sallad eller lunchmacka med dryck för betygsnämnden. Kontrollera gärna i förväg om betygsnämnden önskar någon förtäring.

En gratulationsblomma till doktoranden efter godkänd disputation ska ingå.

Några forskargrupper har som tradition att köpa en present till opponenten. Detta är sällsynt på andra enheter och lärosäten och inget som ska belasta fakultetsmedel.

Merkostnader för lokal eller andra särskilda önskemål

På Gustavianum tillkommer hyra, räkna med 4 700 - 6 500 kr beroende på dag och vilka lokaler som önskas. Mingel och förtäring för betygsnämnd utanför sjukhuset blir dyrare och dessutom kan personalkostnader tillkomma. Detta är en frivillig extra kostnad som inte ska belasta gruppens fakultetsmedel. Doktoranden själv stå för dessa kostnader.

Kostnader för opponent och betygsnämnd

Opponentarvodet är 12 000 kr, vilket blir 19 824 kr inklusive semesterersättning och lönebikostnader. Resor och hotell för opponent och resor för betygsnämndsledamöter bekostas av gruppens fakultetsmedel. Resekostnaderna kan bli höga om opponenten kommer från utlandet. Opponenten bjuds på middag kvällen före disputation.

Tänk på miljön – hur många ex behöver tryckas av avhandlingen?

Pressmeddelandet som sammanställs inför disputationen kan e-postas tillsammans med en länk till avhandlingen. Det kan ersätta en del av de fysiska postutskicken, exempelvis till professorer runt om i landet. Den elektroniska versionen innehåller ”Kappan” (sammanfattningen), första delen av avhandlingen och det räcker för de flesta.

Sammanfattning 

Vad Finansiering Kommentar
Språkgranskning Ograduerade medel Doktoranden söker, handledare skjuter till medel om inte doktoranden sökt ograd. Max 20 000 kr från fakultetsmedel.
 
Tryckning Ograduerade medel
Middag med opponent Fakultetsmedel för normalstandard Riktlinje: Respektera regler för extern representation.
Hotell och resa opponent samt resor betygsnämnd Fakultetsmedel för normalstandard Boka inte de dyraste alternativen.
Opponentarvode Fakultetsmedel
Lokalhyra Handledare eller doktorand Hyra av lokal på Akademiska sjukhuset betalas av fakultetsmedel.
Mingel + eventuellt lunch till betygsnämnd Fakultetsmedel Chips, salta pinnar, cider. Ev lättare lunch till betygsnämnden.
Blomma till doktorand Fakultetsmedel Riktlinje 400-450 kr